La fiesta estuvo alegre, todos muy animados. Achará que la música no estuvo muy bien seleccionada. Y los postres no alcanzaron para todos. Además, escuchamos comentarios de que sería preferible haberla iniciado más temprano.
Esta descripción que acabamos de mostrar es lo que en gestión de proyectos se denomina una reflexión postmortem, la cual ocurre cuando ya el proyecto se terminó y no hay nada que hacer. Sirve para evaluar y aprender sobre lo que salió mal y lo que pudo haber sido diferente.
Ese esfuerzo es bueno, porque esa no será la última fiesta que organicemos y lo que aprendimos con esa evaluación, será útil en el futuro. Y para futuros proyectos en general porque lo que aprendemos sobre las acciones pasadas a partir del examen de sus resultados, mejora nuestra capacidad para la acción en general y no solamente, para preparar la próxima fiesta. La eficacia y la eficiencia se pueden aprender y mejoran según vamos participando en nuevos retos.
Gary Klein en un artículo en la revista de negocios de Harvard explica las ventajas de realizar análisis premortem, es decir, antes de que el proyecto inicie. ¿Y cómo se haría un tal análisis antes de que el proyecto inicie?
Una buena forma de hacerlo es imaginar que el proyecto que se ha planeado o se está planeando, ya concluyó y ha fallado. El instrumento de análisis en ese caso es plantear reflexiones de este tipo: Imaginemos que el proyecto que estamos planeando ya concluyó. Imaginemos que salió mal. Respondamos entonces a la pregunta ¿Cuáles cosas podrían haber salido mal en el proyecto como para llevarlo a un resultado negativo?
Entre quienes me leen solo unos pocos diseñan proyectos. ¿Por qué entonces se van a interesar en este tema? Si bien pocos diseñan proyectos formalmente, todos los seres humanos hacemos planes y emprendemos acciones con el fin de lograr unos resultados. A menudo esos resultados no son los esperados. Pero cuando los resultados ocurren, ya nada se puede hacer por mejorarlos. Así que una buena forma de mejorar los resultados es especular creativamente sobre lo que podría salir mal.
Un estudiante inicia su año académico. ¿Qué podría fallar? Falta de disciplina, de un programa de trabajo, de un grupo de apoyo, de buen contacto con los docentes. Alguien ha sido nombrado para un nuevo puesto. ¿A qué debería atender cuidadosamente? Aprender las funciones críticas de su puesto, construir una buena red de personas de apoyo, pedir retroalimentación periódica a su jefe. Una micro emprendedora inicia un proyecto. ¿Qué podría fallar? La labor de ventas, el control de la calidad, el respeto al presupuesto establecido, una buena relación con proveedores, la gestión de crédito y cobro. Un director técnico de futbol participará en un torneo dentro de un año. ¿Por qué nos preocupamos por algo que ocurrirá dentro de un año? Porque cuando llega el torneo, ya poco se puede hacer.
¿A cuáles otras actividades, se puede aplicar esto? A una reunión de negocios o de contenido puramente social, a una conversación delicada, a una exposición, a una gestión de búsqueda de información, o de búsqueda de empleo, a una posible alianza, a una gestión para fiar a un amigo, a la posible inversión en un negocio.
Y lo podemos aplicar también a asuntos nacionales ¿Qué no deberíamos dejar de hacer hoy en la CCSS para que pudiera enfrentar los retos del 2040? ¿Qué podrá fallar en el país, que lo convertirían en diez años en un país deteriorado? ¿Si hace o no hace qué, el ICAA nos meterá en problemas de agua potable?
En vez de achará cuando ya todo está consumado, es mejor ponernos las pilas a tiempo. Para ello, es un gran reactivo pensar en lo que podría salir mal.
Otras notas relacionadas