Reuniones eficaces

Publicado en La Nación el 27 marzo, 2017
Categoría: Artículos
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A partir de un cierto nivel jerárquico, el tiempo que se invierte en reuniones es muy significativo. Algunas son de varias personas y deben ser tratadas como reuniones grupales. Pero muchas de ellas son de dos personas. ¿Cómo hacerlas más eficaces?

Eficacia en este caso quiere decir, que se logren los objetivos inmediatos y que se vaya cimentando una buena relación permanente entre los participantes. Para ello, aunque la reunión vaya a ser muy informal, conviene prepararla. Prepararla es vacunarla contra el destino natural de toda reunión que es convertirse en una charla o en una tertulia.Así que lo primero que debemos hacer es tener claros los objetivos, lo cual suena a muy abstracto hasta que lo convertimos en la pregunta ¿Si logramos qué, estaré satisfecho?. Es deseable llevar un esquema escrito.

Conviene no saltarse la ruptura del hielo. Unos cinco minutos. especialmente si el grado de confianzaentre los participantes, no es muy alto. En toda reunión se necesita establecer el vínculo emocional que técnicamente se denomina rapport.

Entremos a la reunión conscientes de cómo operan los filtros comunicacionales, esto es, que lo que alguien dice, nunca es exactamente lo que quiso decir, y lo que el otro entiende, no necesariamente es lo que el primero dijo. Y esto, en las dos direcciones. Por eso, no hay que tener ningún reparo en preguntar, en pedir aclaraciones y en parafrasear: ¿Entonces lo que usted quiere decir es tal cosa? La alternativa es suponer o usar mis propios conceptos, lo cual tiene el riesgo de meterle ruido a la reunión.

Dediquemos algún tiempo a ponernos de acuerdo sobre lo esencial de la situación, del problema, del propósito, de la aspiración. No interrumpa. Pero no pierda la idea que lo urge a interrumpir. Si lo interrumpen, es un poco violento ese déjeme terminar que escuchamos a veces, pero no pierda la idea que estaba exponiendo. Para ello, siempre hay que tener a mano en qué llevar un manuscrito. Tomar nota en la computadora o el teléfono, obliga a perder contacto visual y deja la sensación de que se está interrumpiendo la atención.

Siempre termine la reunión con un resumen de lo que se ha acordado; con una mención de lo positivo de la reunióny con una nota optimista sobre la relación o sobre lo que juntos podrían hacer en el futuro.

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